Mahasiswa ITS Bantu Dispendukcapil Surabaya Digitalisasikan Database Kependudukan

SURABAYA – Mendukung program magang mutualisme yang dicanangkan melalui Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM), Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) memperkuat daya saing teknologi di ranah institusi pemerintahan. Kali ini, mahasiswa D4 Departemen Teknik Instrumentasi ITS melalui program server engineering berhasil merancang dan memberikan berbagai program database digital untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya.

Program magang mutualisme yang dilaksanakan ini merupakan sebuah program magang yang luarannya dapat dimanfaatkan atau sesuai kebutuhan instansi tempat magang mahasiswa. Pada kesempatan ini, Dispendukcapil Kota Surabaya meminta ITS untuk menyiapkan sistem database guna menjawab berbagai permasalahan yang terjadi sejak tahun 2000.

Baca juga: Webinar DPKKA UNAIR, Ulas Presidensi G20 Indonesia dalam Pemulihan Kesehatan

Kepala Departemen Teknik Instrumentasi ITS Dr Ir Totok Suhartanto DEA mengungkapkan bahwa program magang ini merupakan salah satu wujud untuk memberikan kualitas pelayanan publik yang baik oleh Dispendukcapil. “Ide-ide yang disalurkan ini tentunya bertujuan untuk membangun kualitas database kependudukan guna menjamin legalitas dokumen penting dari tahun-tahun yang lalu, ” jelasnya, Rabu (27/7/2022).

Baca juga: Aktif Menulis Sejak Mahasiswa, Gubes FISIP Masuk 100 Top Peneliti Bidang Sosial

rancangan mesin pemindai dan database program dokumentasi digital yang dirancang ITS untuk Dispendukcapil Kota Surabaya

Lebih lanjut, Totok menuturkan, sistem database yang dibuat oleh ITS meliputi perlakuan digitalisasi dokumen kependudukan yang disimpan dalam rak arsip dalam bentuk file guna memudahkan proses administrasi di era modern. Pada ide ini, database dibantu dengan mesin pemindai file yang telah terintegrasi langsung ke komputer pengguna.

Baca juga: Hadiri Walisongo Islamic Festifal 2022, Bunda PAUD Trenggalek Tekankan Pentingnya Pendidikan

Melalui pemindai dan database ini, akan didapatkan keterangan berupa nomor Identifikasi (ID), nama bayi, tahun dokumen, isi dokumen, foto dokumen hingga letak rak dokumen tersebut. Keterangan tersebut guna mempermudah operator kelahiran untuk mengetahui isi dokumen akta yang dicari. “Yang biasanya memerlukan pengerjaan hingga tiga hari, saat ini langsung dapat diselesaikan, ” ujarnya.

Ide kedua, dibuatkan pula aplikasi untuk mengubah dokumen kuno yang ditulis dengan huruf latin dokumen dengan font atau huruf yang terdapat pada perangkat lunak Microsoft Office, seperti Arial, Times New Roman hingga Calibri. Pada konversi program ini, hasil scan dokumen akan keluar dari Google Lens sebagai media untuk mengubah bahasa pada dokumen.

Baca juga: VESCO, Ajang Pengenalan Prodi Ekonomi Islam pada Siswa SMA

Mahasiswa magang mutualisme ITS bersama Kepala Departemen Teknik Instrumentasi ITS, Dr Ir Totok Suhartanto DEA (empat dari kanan) dan Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya Agus Imam Sonhaji ST MMT (tengah berbaju putih).

Baca juga: Tim Abmas ITS Ajak UMKM Peduli Sertifikasi Halal

Setelahnya, program hasil konversi ini akan diinputkan ke database web sebagai keterangan isi dokumen. Dalam tahapan ini masih dilakukan pemindaian satu per satu, karena kertas dokumen yang telah lapuk juga berisi dokumen yang bertulisan latin sehingga membutuhkan ketelitian dalam tahap konversi.

Tak hanya itu, Totok menyebutkan aplikasi konversi ini dibantu dengan sistem unlocking dokumen kependudukan agar dapat dilakukan. “Program ini diharapkan dapat memudahkan petugas capil (catatan sipil, red) untuk mengakses data pribadi yang diketahui pada saat ini hanya dapat diakses oleh petugas capil nasional, ” tuturnya.

Dari program magang mutualisme ini, pihak Dispendukcapil yang diwakili oleh Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya Agus Imam Sonhaji ST MMT merasa baik dan terbantu atas ide serta program yang diusung oleh mahasiswa ITS. Di sisi lain, Totok juga berharap bahwa selama satu tahun ke depan, para mahasiswa yang tergabung dalam program magang ini dapat membantu pencatatan dokumen kependudukan di Dispendukcapil Kota Surabaya. (HUMAS ITS)

Wartawan: Fauzan Fakhrizal Azmi